Home System Trick วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป

วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป

This article is in

1 9493

Software เป็นปัจจัยสำคัญหนึ่งในการดำเนินกิจการไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือภาคเอกชน สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่จะขาดมิได้คือเรื่องของ software ที่จะมาช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น ด้วยการเก็บข้อมูลในแผนกที่เกี่ยวข้องและสำคัญ เช่น แผนกจัดซื้อ แผนกบัญชี แผนกขาย แผนกผลิต หากเป็นภาคอุตสาหกรรม เป็นต้น ดังนั้นก่อนจะมี software ก็ควรจะเข้าใจ วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป กันเสียก่อน

แต่ปัญหาอยู่ที่ว่าก่อนที่เราจะเลือก software ค่ายไหน ยี่ห้ออะไรนี่สิเป็นเรื่องปวดเสียนเวียนเกล้าของผู้บริหารกันมาแล้วนักต่อนัก

หลายคนอาจจะบอกว่าจะยากอะไรกันแต่มีเงินก็ซื้อได้เลย มิใช่หรือ?

มันไม่ง่ายขนาดนั้นหรอก ถ้าเจอผู้รู้จริงจะทักแบบนี้แน่นอน

เพราะอะไรหรือ?

ร้อยทั้งร้อย คนเขียนไม่เข้าใจวิธีการทำงานขององค์กรนั้นแบบถ่องแท้ เข้าใจแค่หลักกว้าง ๆ

ส่วนคนเข้าใจแบบถ่องแท้ของขั้นตอนการทำงานก็เขียนโปรแกรมไม่เป็น

สิ่งที่ยากกว่านั้นคือ?  สองข้างนี้มักไม่ค่อยจะประสานกลมเกลียวกันสักเท่าไร คือพูดกันคนละภาษา

ทำให้หลาย ๆ องค์กรเริ่มต้นคิดดี ต้องการปรับปรุง แต่ลงท้ายด้วยความล้มเหลว หรือ implement ได้ครึ่ง ๆ กลาง ๆ ไม่ได้ตามเป้าที่ต้องการ แต่ค่าใช้จ่าย software เกินเป้าไปแล้ว เพราะงบบานปลาย แก้โน่นแก้นี่ยิบยิบไปหมด หมดคนซื้อแทบจะหมดอารมณ์จ่าย บางรายถึงขนาดฟ้องร้องกันก็มี ที่นี้จะทำอย่างไรดีไม่ให้มีปัญหาจุกจิกกวนใจแบบนี้ล่ะ ข้อแนะนำหนึ่งที่มีผู้เชี่ยวขาญในวงการเคยแนะไว้ว่า ก่อนจะตัดสินใจซื้อ software ใด ๆ ก็ตาม กรุณาคิดปัญหาเหล่านี้ให่ตกผลึกเสียก่อน แล้วค่อยควักกระเป๋าเอาเงินออกมาจ่าย วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป จึงว่ากันด้วยปัจจัยเหล่านี้

Budget

 อันนี้ต้องขึ้นตัวแดงไว้เลยว่ามีงบเท่าไร เผลอไผลได้อีกเท่าไรที่จะไม่เจ็บตัวหรือเจ็บใจในภายหลัง ข้อนี้สำคัญมาก เพราะไม่มีอะไรในโลกนี้ที่ทำแล้วจะเป๊ะดังที่คาดหวังไว้ โดยเฉพาะการพัฒนา software ที่จะต้องเพิ่ม option ให้เหมาะสมกับ process การผลิตขององค์กรท่าน คิดให้หนัก คุยให้เคลียร์ มิฉะนั้นน้ำตาจะตกในได้

Human

 ข้อนี้เป็นปัญหาร้ายกาจและรุนแรงสำหรับหลายองค์กร เพราะมีขาใหญ่ไม่เอา ไม่รับรู้ ไม่อยากทำ สารพัดไม่ เพื่อที่จะไม่เปลี่ยนแปลง เพราะชอบของเดิม ไม่งง รู้อยู่แล้ว ชิน ไม่อยากเรียนรู้ใหม่ ตกยุค ใช้คอมพิวเตอร์ไม่เป็น กลัวเพื่อนว่า…. กลัวเสียหน้าเพราะเรียนเท่าไรก็ไม่เข้าใจสักที เจอแบบนี้หลายคนเข้าจอดแน่นอน แต่สำหรับคนจ่ายตังเจ็บตัวไปแล้ว แต่พวกไม่เล่นด้วยแบบนี้เศร้าแน่นอนค่ะ ข้อนี้ประมาทไม่ได้เด็ดขาด เพราะจอดกันมาเยอะแล้ว บางคนโดนบังคับมากขู่จะลาออกซะอีก เป็นงั้นไป  พอหลาย ๆ คนต่อต้าน เรือก็อยู่กับที่ สุดท้ายก็ต้องกลับมาใช้วิธีเดิม เขาเหล่านั้นก็จะอ้างว่า “เห็นมั้ยบอกว่าแล้วว่าที่เราทำอยู่มันก็ดีอยู่แล้วจะเสียเงินซื้อมาทำไม เก็บเงินไปทำอย่างอื่นดีกว่า” ดังนั้นก่อนจะเริ่มตั้องมั่นใจว่ากำหราบพวกนี้อยู่หมัดแน่ ไม่งั้นคนที่จะน็อคก็คือท่านนั้นเอง J

Software

จะเลือกโปรมแกรมหรือ software แบบไหนให้ตรงใจหรือได้ประโยชน์เหมาะสมกับงานของเรา? ข้อนี้ยากพอควร เพราะผู้ซื้อส่วนใหญ่ไม่มีความรู้ลึก คนขายก็มักจะโฆษณาชวนเชื่อ ตอนจะขายอะไรก็ดีหมด แต่ขายแล้วก็เผชิญโชคชะตาดีบ้างไม่ดีบ้าง แล้วแต่ความรับผิดชอบของผู้ขาย โดยเฉพาะ software ที่พัฒนาเองต้องระวังอย่างยิ่งเพราะโอกาส fail มีสูงมาก จากการประสบการณ์ที่ผ่านมา น้อยครั้งที่จะประสบความสำเร็จแบบสวยงาม ยิ่งถ้าเป็น process ที่ซับซ้อนด้วยแล้วละก็ เตรียมตัวเตรียมใจไว้ได้เลย

ข้อนี้แนะนำว่าก่อนตัดสินใจลงเงินไม่ว่าจะเป็นหลักแสนหรือหลักล้านก็ตาม อย่าลืมคิดถึง วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป หัดไปเดินงาน software ซะบ้าง ปีก่อนก็มีจัดที่ศูนย์ประชุมสิริกิตติ์ คุยกับหลาย ๆ ราย ถ้าดีจริงเค้าอธิบายได้หมดเปลือกแน่อน

ในองค์กรควรจะมีผู้รู้จริงเรื่อง process ที่จะสามารถประสานความเข้าใจกับ programmer ให้เข้าใจถึงแก่นแท้ของกระบวนการผลิตจริง ๆ ที่เราอยากได้ แต่หากไม่มีผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้หา consult ที่เก่งเรื่องการประสานกับ software และเข้าใจระบบการผลิตด้วย ข้อนี้สำคัญนะคะ เพราะอาจจะจ่ายเพิ่มค่า consult อีกนิดหน่อย แต่คุ้มที่ซื้อมาแล้วจะเสี่ยงต่อการ implement แล้วใช้งานไม่ได้ดี ส่วนใหญ่จะใช้งานได้ แต่จะมีจุดที่จริง ๆ แล้วเราอยากได้ แต่พอทำจริงไม่ได้ ตรงนี้แหละที่ consult จะช่วยเราเก็บรายละเอียดจากประสบการณ์ให้เรามีโอกาสพลาดน้อยลง ไม่ได้บอกว่าจะสมบูรณ์เต็มร้อย แต่การ implement ระบบควรใช้คนที่เคยผ่านการ implement ระบบอื่นมาแล้ว จะเร็วและง่ายขึ้นเยอะ แถมยังอาจจะใช้ให้ training เทคนิคพวกนี้ให้พนักงานเราได้อีกด้วย

Data

ข้อนี้เป็นหัวใจอีกดวงที่หากขาดไประบบล่มแน่นอนค่ะ ถึงแม้จะเตรียมตัว เตรียมใจ เตรียมเงินพร้อม แต่ไม่มีฐานข้อมูลที่จะใช้เริ่มต้นในการ implement ระบบ ก็จบกัน ถ้าโยงจากเรื่อง software ข้อนี้ consult จะช่วยท่านได้มากเพราะจะรู้ว่าควรจะเตรียมฐานข้อมูลแบบไหน เมื่อเตรียมจะทวนกลับอย่างไร สัมพันธ์กันข้อมูลของคลังสินค้าหรือไม่ เห็นมั้ยคะว่าไม่ง่ายเลย หากขาดประสบการณ์ ขึ้นระบบไปแล้วอาจจะเจอปัญหาภายหลัง อาทิเช่น ซื้อถุงมือเป็นโหล แต่จ่ายเบิกจ่ายเป็นคู่ ดังนั้นในการกำหนดหน่วยในฐานข้อมูลต้องคำนึงถึงปัจจัยข้อนี้ด้วย

มาถึงข้อสุดท้าย

Hardware

 ข้อนี้เป็นปัจจัยหลังสุดที่หากข้ออื่น ๆ ที่กล่าวมาแล้วพร้อม ก็จะมีปัญหาน้อยหน่อย อาจจะระวังเรื่องของการเลือกอุปกรณ์ให้เหมาะสม เทคโนโลยีล้าสมัยเกินไปหรือเปล่า ผู้ใช้งานสะดวกหรือไม่ และที่สำคัญต้องระวังที่จะไม่ไปเพิ่ม cycle time การผลิต และประเด็นสุดท้าย มีการสอบราคา หรือจัดซื้อจากผู้ขายที่เหมาะสมหรือไม่

อ่านแล้วจะเห็นว่าไม่ควรจะละเลยปัญหายุ่ง ๆ เหล่านี้ ผู้ขาย software เองก็ต้องเข้าให้ถึงความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า ส่วนลูกค้าเองก็ต้องให้ข้อมูลที่ครบถ้วนในการประเมินก่อนการคัดเลือก software ที่เหมาะสมกับองค์กรของท่านและหากมีผู้รู้หรือมีประสบการณ์ในการ implement ระบบมาแล้วก็จะช่วยลดปัญหาที่อาจจะตามมาในอนาคต

นี่เป็นเพียงมุมมองจากผู้รู้ที่ผู้เขียนเอามาถ่ายทอดนะคะ และ  วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป  อาจจะไม่ครบถ้วนทั้งหมดแต่ก็คงทำให้ท่าน ๆ ทั้งหลายมีแนวทางในการเลือกซื้อ software มากขึ้นค่ะ

อย่าลืมนะคะ

ก่อนตัดสินใจให้พึงระลึกเสมอว่า

เลือกในสิ่งที่ใช่ และต้องใช้ในสิ่งที่เลือก

 

1 COMMENT

Leave a Reply