(Image Owner> Bitsoftware S.R.L. : http://www.flickr.com/photos/48898467@N04/4758320377/)

Software เป็นปัจจัยสำคัญหนึ่งในการดำเนินกิจการไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือภาคเอกชน สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่จะขาดมิได้คือเรื่องของ software ที่จะมาช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น ด้วยการเก็บข้อมูลในแผนกที่เกี่ยวข้องและสำคัญ เช่น แผนกจัดซื้อ แผนกบัญชี แผนกขาย แผนกผลิต หากเป็นภาคอุตสาหกรรม เป็นต้น ดังนั้นก่อนจะมี software ก็ควรจะเข้าใจ วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป กันเสียก่อน

แต่ปัญหาอยู่ที่ว่าก่อนที่เราจะเลือก software ค่ายไหน ยี่ห้ออะไรนี่สิเป็นเรื่องปวดเสียนเวียนเกล้าของผู้บริหารกันมาแล้วนักต่อนัก

หลายคนอาจจะบอกว่าจะยากอะไรกันแต่มีเงินก็ซื้อได้เลย มิใช่หรือ?

มันไม่ง่ายขนาดนั้นหรอก ถ้าเจอผู้รู้จริงจะทักแบบนี้แน่นอน

เพราะอะไรหรือ?

ร้อยทั้งร้อย คนเขียนไม่เข้าใจวิธีการทำงานขององค์กรนั้นแบบถ่องแท้ เข้าใจแค่หลักกว้าง ๆ

ส่วนคนเข้าใจแบบถ่องแท้ของขั้นตอนการทำงานก็เขียนโปรแกรมไม่เป็น

สิ่งที่ยากกว่านั้นคือ?  สองข้างนี้มักไม่ค่อยจะประสานกลมเกลียวกันสักเท่าไร คือพูดกันคนละภาษา

ทำให้หลาย ๆ องค์กรเริ่มต้นคิดดี ต้องการปรับปรุง แต่ลงท้ายด้วยความล้มเหลว หรือ implement ได้ครึ่ง ๆ กลาง ๆ ไม่ได้ตามเป้าที่ต้องการ แต่ค่าใช้จ่าย software เกินเป้าไปแล้ว เพราะงบบานปลาย แก้โน่นแก้นี่ยิบยิบไปหมด หมดคนซื้อแทบจะหมดอารมณ์จ่าย บางรายถึงขนาดฟ้องร้องกันก็มี ที่นี้จะทำอย่างไรดีไม่ให้มีปัญหาจุกจิกกวนใจแบบนี้ล่ะ ข้อแนะนำหนึ่งที่มีผู้เชี่ยวขาญในวงการเคยแนะไว้ว่า ก่อนจะตัดสินใจซื้อ software ใด ๆ ก็ตาม กรุณาคิดปัญหาเหล่านี้ให่ตกผลึกเสียก่อน แล้วค่อยควักกระเป๋าเอาเงินออกมาจ่าย วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป จึงว่ากันด้วยปัจจัยเหล่านี้

Budget

Human

Software

ข้อนี้แนะนำว่าก่อนตัดสินใจลงเงินไม่ว่าจะเป็นหลักแสนหรือหลักล้านก็ตาม อย่าลืมคิดถึง วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป หัดไปเดินงาน software ซะบ้าง ปีก่อนก็มีจัดที่ศูนย์ประชุมสิริกิตติ์ คุยกับหลาย ๆ ราย ถ้าดีจริงเค้าอธิบายได้หมดเปลือกแน่อน

ในองค์กรควรจะมีผู้รู้จริงเรื่อง process ที่จะสามารถประสานความเข้าใจกับ programmer ให้เข้าใจถึงแก่นแท้ของกระบวนการผลิตจริง ๆ ที่เราอยากได้ แต่หากไม่มีผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้หา consult ที่เก่งเรื่องการประสานกับ software และเข้าใจระบบการผลิตด้วย ข้อนี้สำคัญนะคะ เพราะอาจจะจ่ายเพิ่มค่า consult อีกนิดหน่อย แต่คุ้มที่ซื้อมาแล้วจะเสี่ยงต่อการ implement แล้วใช้งานไม่ได้ดี ส่วนใหญ่จะใช้งานได้ แต่จะมีจุดที่จริง ๆ แล้วเราอยากได้ แต่พอทำจริงไม่ได้ ตรงนี้แหละที่ consult จะช่วยเราเก็บรายละเอียดจากประสบการณ์ให้เรามีโอกาสพลาดน้อยลง ไม่ได้บอกว่าจะสมบูรณ์เต็มร้อย แต่การ implement ระบบควรใช้คนที่เคยผ่านการ implement ระบบอื่นมาแล้ว จะเร็วและง่ายขึ้นเยอะ แถมยังอาจจะใช้ให้ training เทคนิคพวกนี้ให้พนักงานเราได้อีกด้วย

Data

มาถึงข้อสุดท้าย

Hardware

อ่านแล้วจะเห็นว่าไม่ควรจะละเลยปัญหายุ่ง ๆ เหล่านี้ ผู้ขาย software เองก็ต้องเข้าให้ถึงความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า ส่วนลูกค้าเองก็ต้องให้ข้อมูลที่ครบถ้วนในการประเมินก่อนการคัดเลือก software ที่เหมาะสมกับองค์กรของท่านและหากมีผู้รู้หรือมีประสบการณ์ในการ implement ระบบมาแล้วก็จะช่วยลดปัญหาที่อาจจะตามมาในอนาคต

นี่เป็นเพียงมุมมองจากผู้รู้ที่ผู้เขียนเอามาถ่ายทอดนะคะ และ  วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป  อาจจะไม่ครบถ้วนทั้งหมดแต่ก็คงทำให้ท่าน ๆ ทั้งหลายมีแนวทางในการเลือกซื้อ software มากขึ้นค่ะ

อย่าลืมนะคะ

ก่อนตัดสินใจให้พึงระลึกเสมอว่า

เลือกในสิ่งที่ใช่ และต้องใช้ในสิ่งที่เลือก