ใบขอซื้อ ♦ PR (Purchase requisition) และใบส้่งซื้อ ♦ PO (Purchase order)

สวัสดีค่ะนักอ่านที่อาจจะเป็นนักจัดซื้อหรือไม่ใช่นักจัดซื้อก็ตาม บทแรกของครบเครื่องเรื่องจัดซื้อจะเล่าให้ฟังถึงเรื่อง ใบขอซื้อ  PR Purchase requisition) และ PO (Purchase order) ที่ต้องเกริ่นบทแรกด้วยความรู้พื้นฐานง่าย ๆ กันก่อนเพราะวัตถุประสงค์ของเว็บไซด์นี้ นอกจากจะแบ่งปันความรู้ให้เพื่อน ๆ ร่วมอาชีพ หรือน้อง ๆ ที่เพิ่งจะเริ่มทำงานกันแล้ว ยังอยากให้น้อง ๆ นักศึกษาบางคณะ เช่น โลจิสติกส์ ที่กำลังศึกษาอยู่ หรือใครก็ตามที่สนใจได้เข้าใจถึงการทำงานภาคปฏิบัติที่น้องอาจจะจินตนาการไม่ออกด้วยค่ะ จะได้ร่วมกันพัฒนาและยกระดับอาชีพด้วยค่ะ

ใคร? ที่เกี่ยวข้องกับงานจัดซื้อบ้าง

• ผู้ใช้งาน หรืออีกนัยหนึ่งคือ user, requester คือผู้ที่มีความจำเป็นต้องใช้สินค้าหรือบริการ  อาทิเช่น  แผนกซ่อมบำรุงมักต้องการ อะไหล่ (Spare part)   หรือฝ่ายผลิตต้องการวัตถุดิบเพื่อใช้ในการผลิตสินค้า และมีหน้าที่ต้องยืนยัน (Validate)  specification ที่ผู้ขายสินค้าเสนอราคา เพื่อให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อดำเนินการต่อรองเรื่องราคาและเงื่อนไขการชำระเงินต่อไป กลุ่มนี้จึงเป็นกลุ่มหลักที่ต้องการและเกี่ยวข้องกับ ใบขอซื้อ  PR Purchase requisition) และ PO (Purchase order)
• ผู้บังคับบัญชาของผู้ใช้งาน ที่มีหน้าที่ตรวจสอบสิ่งที่ผู้ใช้งานต้องการจัดซื้อทั้งเรื่องจำนวนและราคา กลุ่มนี้อาจจะมีหลายคน หลายระดับ หรือระดับเดียวขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กรนั้น ๆ

• ผู้ผลิตสินค้า หรือ ผู้ขายสินค้า (Supplier, Vendor) คือผู้จัดหาสินค้าและบริการเพื่อตอบสนองให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน ซึ่งอาจจะอยู่ในลักษณะของผลิตเอง ขายเอง  เป็นตัวแทนจำหน่ายเพียงอย่างเดียว (Trading) หรือเป็นตัวแทนจำหน่ายเฉพาะสินค้ายี่ห้อนั้นโดยเฉพาะ (Representative)

• เจ้าหน้าที่จัดซื้อ หรือ นักจัดซื้อ ผู้มีหน้าที่จัดหาผู้ผลิตสินค้า หรือผู้ขายสินค้า เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ตามคุณลักษณะ คุณสมบัติ (Specification) จำนวน และองค์ประกอบความต้องการอื่น ๆ ที่ผู้ใช้งานระบุไว้ในเอกสารเพื่อขอให้ supplier เสนอราคา หรือ RFQ (Requirement for quotation) โดยหน้าที่สำคัญของนักจัดซื้อคือการเปรียบเทียบคุณสมบัติของสินค้า ราคา  และระยเวลาในการส่งมอบสินค้า เพื่อให้ได้สินค้าที่มีคุณสมบัติถูกต้องและราคาที่เหมาะสมกับราคาตลาด หรือราคาที่ดีที่สุดคือต่ำกว่าราคาตลาดอันเนื่องจากการต่อรองของนักจัดซื้อ กลุ่มนี้จึงเป็นอีกกลุ่มที่เกี่ยวข้องโดยโดยตรงกับ ใบขอซื้อ  PR Purchase requisition) และ PO (Purchase order)

• แผนกบัญชี และแผนกการเงิน  เมื่อกิจกรรมจัดซื้อบรรลุวัตถุประสงค์เรียบร้อย คราวนี้ถึงเวลาต้องจ่ายเงินให้กับบรรดา supplier กันแล้วล่ะค่ะ บางบริษัทอาจจะรวมหรือแยกสองแผนกนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร แต่อย่างไรก็ตามทั้งสองแผนกนี้มีหน้าที่ต้องดำเนินการจ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการที่บริษัทได้รับสมประสงค์แล้วให้แก่ supplier ตามกำหนดเวลาที่ได้ตกลงกันไว้ ส่วนกลุ่มนี้เกี่ยวข้องกับ ใบขอซื้อ  PR Purchase requisition) และ PO (Purchase order) ในเขิงของการจ่ายเงินหลังจากวัตถุประสงค์การซื้อลุล่วงไปแล้วด้วยดี

นอกจากความรู้เรื่องจัดซื้อเบื้องต้นแล้ว อยากให้เพื่อน ๆ น้อง ๆ เติมความรู้อื่น ๆ กันด้วยค่ะ อาทิเช่น การนำเข้า ส่งออก ก็สามารถหาอ่านได้จากบทความอื่น ๆ ในเว็บนี้นะคะ แต่มีสองบทความที่ไม่อยากให้พลาดนะคะ คือ เรื่อง Incoterm และข้อแนะนำในการใช้ Incoterm แบบ exwork   อย่าหยุดยั้งที่จะพัฒนาอาชีพของเรานะคะ แล้วความรู้เหล่านี้จะสร้างมูลค่าแบบหาที่สุดมิได้ให้คุณอนาคตอย่างแน่นอนค่ะ

เพิ่งเขียนบทความใหม่เกี่ยวกับ คำศัพท์ภาษาอังกฤษสำหรับการทำงาน สามารถเข้าไป click ที่หมวดหมู่นี้เพื่ออ่านคำศัพท์เหล่านี้ได้นะคะ จะเน้นศัพท์ที่ได้ใช้จริง อาจจะไม่ได้เน้นเรื่อง grammar นะคะ แต่เน้นเรื่องสิ่งที่นำไปใช้ได้จริงในการทำงานมากกว่าค่ะ