ชุดนี้เป็นตัวเลขที่จัดเรียงไว้แล้ว

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30

ให้เพื่อนถามตัวเลข และสลับกันไปมาเช่นเดิม พร้อมกับจับเวลา จนครบ ตั้งแต่ 1-30  แล้วลองเปรียบเทียบเวลาดูนะคะว่าแตกต่างเท่าไหร่  เป็นที่แน่นอนว่าแบบที่สองใช้เวลาน้อยกว่าแน่ แต่จะน้อยกว่าเท่าไรอาจจะขึ้นอยู่กับความว่องไวของแต่ละบุคคลแล้วล่ะค่ะ ที่แน่ ๆ เราใช้เวลาน้อยลง สามารถคาดเดาตำแหน่งได้ชัดเจนว่าสิ่งที่เราต้องการค้นหานั้นอยู่บริเวณหรือตำแหน่งใด สายตาและจึงทำงานและตอบสนองแก่ผู้ถามได้เร็วกว่าเดิม ถ้าจะเปรียบเทียบกับตอนที่แล้ว ขอยกรูปนี้มาเป็นคู่เปรียบเทียบแล้วกันนะคะ เป็น home office ที่มีเอกสารไม่ใช่น้อย แต่ถูกจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบ เอกสารเยอะจึงไม่ได้เป็นปัญหาหาเรามีการจัดลำดับหมวดหมู่ไว้ชัดเจน อาจจะใช้เวลาในการค้นหาบ้าง แต่ลดความผิดพลาดและใช้เวลาน้อยลง

(Image onwer by Benjamin Thompson >https://www.flickr.com/photos/beija/496631023)

เมื่อรู้เช่นนี้ และได้เห็นความแตกต่างเรื่องเวลากันแล้ว 5ส ช่วยเพิ่มผลผลิตได้อย่างไร? 

ถ้าใครเป็นนักบริหาร นักบัญชี ที่มีหน้าที่ดูแลเรื่องต้นทุน เห็นแล้วตาโตแน่นอน เพราะใช้เวลาต่างกันหลายเท่าเลย?

นี่เป็นเพียงตัวอย่างง่าย ๆ  และวิธีการวัดผลก็ง่ายเช่นกันค่ะ ไม่ต้องคิดอะไรซับซ้อน ลองคำนวณเวลาของการค้นหาตัวเลขจากตัวอย่าง 1-30 ก่อนทำ ใช้เวลาเท่าไร และหลังทำใช้เวลาเท่าไร โดยให้สุ่มหาทีละหลัก เสร็จแล้วจึงนำมาคำนวณว่าหากเราไม่เคยทำ 5ส หรือจัดระเบียบ เราจะเสียเวลาไปเท่าไร คิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่ควรจะเป็น หากมีการจัดระเบียบข้อมูลอย่างดี

แล้วลองนึกสภาพว่าถ้าเรามีต้นทุนที่สูญเปล่าแบบนี้ทุกวันจากพนักงานหรือตัวเองนี่แหละที่ขาดระเบียบในการทำงาน เราสูญเปล่าทางธุรกิจไปวันละเท่าไร  ถ้ามอง่มุมอื่นที่ไม่ใช่เงิน เช่นสุขภาพจิตเสียเพราะหาข้อมูลไม่เจอ หรือค่าเสียโอกาสในการแข่งขันคู่แข่ง หรือเดินช้ากว่าใครไปหลายก้าวก็แย่แล้วค่ะ เพราะมัวแต่มาทำที่ไม่มี value และไม่ได้ไปพัฒนางานที่มี value ให้กับตัวเองหรือองค์กร

“การมองข้ามสิ่งเล็กน้อย อาจจะทำให้เสียโอกาสดี ๆ ไปได้”

แต่เชื่อมั้ยคะว่าเรื่องพื้นฐานที่แหละไม่ว่าจะเป็นที่บ้านหรือที่ทำงานเป็นอะไรที่ยากที่สุด เคยไปฟังนักพูดชื่อดังท่านหนึ่งเล่าให้ฟังว่าท่านไปเป็นที่ปรึกษาให้บริษัทแห่งหนึ่ง งานนั้นเริ่มต้นด้วยการทำ 5ส อุปสรรคสำคัญคือมีอยู่หนึ่งชั้นที่คุณแม่ของเจ้าของบริษัทเป็นเจ้าของพื้นที่และห้ามแตะต้องใด ๆ ทั้งสิ้น แต่พวกเราลองคิดกลับกันว่า ถ้าเจ้าของไม่ทำเป็นตัวอย่างแล้วใครจะทำ? จริงหรือไม่?

ก็ต้องกล่อมกันอยู่นานจนสุดท้ายคุณแม่เจ้าของบริษัทแห่งนั้นท่านยอมทำ project 5ส ช่วยเพิ่มผลผลิตได้อย่างไร นั้นจึงประสบความสำเร็จ เพราะหากผู้นำไม่ทำก็ค่อนข้างยากจะขับเคลื่อนให้เด็ก ๆ ทำตาม เพราะสารพัดข้ออ้างจะตามมาทันที เห็นมั้ยล่ะคะ เรื่องดูเหมือนจะง่าย แต่ไม่ใช่อย่างที่คิด เพราะการเปลี่ยนพฤติกรรมคนนั้นอยากยิ่งกว่าสิ่งใด

เมื่อก่อนเราเองก็เหมือนคนอื่นที่เน้นการทำงานมากกว่าการให้ความสำคัญกับ 5ส ถามว่าทุกคนรู้มั้ย แน่นอนทุกคนรู้ แต่คนส่วนใหญ่จะให้น้ำหนักเรื่องานยุ่งมากกว่า และก็ลืม 5ส มีอยู่ครั้งหนึ่งที่หน่วยงานที่ดูแลเรื่องระบบนำตัวอย่างของการทำ 5ส คือ มาให้เราเปรียบเทียบเรื่องเวลาในการทำงาน จากการที่เคยมองข้ามทำให้เราภาพชัดเจนมาก ยิ่งทำงานเกี่ยวกับ improvement มากเลยเห็นอยากให้เพื่อน ๆ ได้เห็นตัวอย่างนี้เช่นกันค่ะ เพื่อให้เห็นภาพชัดว่า 5ส ช่วยเพิ่มผลผลิตได้อย่างไร

เราคงไม่ต้องย้อนไปทบทวนความทรงจำกันนะคะ ว่าการทำ 5ส นั้นต้องอะไร อย่างไรบ้าง แต่ที่สิ่งที่นำมาฝากเป็นการวัดผลแบบง่าย ๆ ว่าถ้าทุกอย่างถูกจัดระเบียบกับไม่ได้จัดระเบียบผลจะต่างกันอย่างไร

มาดูกันดีกว่าก่อน 5ส ช่วยเพิ่มผลผลิตได้อย่างไร

เราเริ่มต้นด้วยการแบบทดสอบง่าย ๆ นะคะ ให้ลองค้นหาตัวเลขจาก 1-30 ควรจะมีเพื่อนอีกคนที่คอยบอกโจทย์ให้เราหาตัวเลข และคอยจับเวลาว่าเราใช้เวลาทั้งหมดเท่าไร แล้วจดสถิติไว้

ชุดตัวเลขที่ต้องการค้นหาก่อนทำการ 5ส

19	12	21		14	16	30	24	26
15		3	25	5		4			10
	11		27		23		18		20
22		9		28			1	29
8	2		13		6	17		7

ถ้าเปรียบชุดตัวเลขก็เหมือนโต๊ะทำงานโต๊ะนี้นะคะ

(Image owner by Asgeir S.Nilsen >https://www.flickr.com/photos/asgeir/2429155)

จดสถิติเก็บไว้กันเป็นที่เรียบร้อยแล้วหรือยังคะ อยากให้ลองทำกันจริง ๆ นะคะ เพราะเรากำลังจะเพิ่มประสิทธิภาพให้กับตัวเราเองและคนรอบข้าง เป็นอะไรที่ง่ายได้เห็นผลได้ชัดเจนค่ะ

าทำกันเสร็จแล้วเราไปดูชุดตัวเลขที่จัดเรียงหลัง 5 ส ก้นในตอนต่อไปนะคะ

แต่ปัญหาอยู่ที่ว่าก่อนที่เราจะเลือก software ค่ายไหน ยี่ห้ออะไรนี่สิเป็นเรื่องปวดเสียนเวียนเกล้าของผู้บริหารกันมาแล้วนักต่อนัก

หลายคนอาจจะบอกว่าจะยากอะไรกันแต่มีเงินก็ซื้อได้เลย มิใช่หรือ?

มันไม่ง่ายขนาดนั้นหรอก ถ้าเจอผู้รู้จริงจะทักแบบนี้แน่นอน

เพราะอะไรหรือ?

ร้อยทั้งร้อย คนเขียนไม่เข้าใจวิธีการทำงานขององค์กรนั้นแบบถ่องแท้ เข้าใจแค่หลักกว้าง ๆ

ส่วนคนเข้าใจแบบถ่องแท้ของขั้นตอนการทำงานก็เขียนโปรแกรมไม่เป็น

สิ่งที่ยากกว่านั้นคือ?  สองข้างนี้มักไม่ค่อยจะประสานกลมเกลียวกันสักเท่าไร คือพูดกันคนละภาษา

ทำให้หลาย ๆ องค์กรเริ่มต้นคิดดี ต้องการปรับปรุง แต่ลงท้ายด้วยความล้มเหลว หรือ implement ได้ครึ่ง ๆ กลาง ๆ ไม่ได้ตามเป้าที่ต้องการ แต่ค่าใช้จ่าย software เกินเป้าไปแล้ว เพราะงบบานปลาย แก้โน่นแก้นี่ยิบยิบไปหมด หมดคนซื้อแทบจะหมดอารมณ์จ่าย บางรายถึงขนาดฟ้องร้องกันก็มี ที่นี้จะทำอย่างไรดีไม่ให้มีปัญหาจุกจิกกวนใจแบบนี้ล่ะ ข้อแนะนำหนึ่งที่มีผู้เชี่ยวขาญในวงการเคยแนะไว้ว่า ก่อนจะตัดสินใจซื้อ software ใด ๆ ก็ตาม กรุณาคิดปัญหาเหล่านี้ให่ตกผลึกเสียก่อน แล้วค่อยควักกระเป๋าเอาเงินออกมาจ่าย วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป จึงว่ากันด้วยปัจจัยเหล่านี้

Budget

Human

Software

ข้อนี้แนะนำว่าก่อนตัดสินใจลงเงินไม่ว่าจะเป็นหลักแสนหรือหลักล้านก็ตาม อย่าลืมคิดถึง วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป หัดไปเดินงาน software ซะบ้าง ปีก่อนก็มีจัดที่ศูนย์ประชุมสิริกิตติ์ คุยกับหลาย ๆ ราย ถ้าดีจริงเค้าอธิบายได้หมดเปลือกแน่อน

ในองค์กรควรจะมีผู้รู้จริงเรื่อง process ที่จะสามารถประสานความเข้าใจกับ programmer ให้เข้าใจถึงแก่นแท้ของกระบวนการผลิตจริง ๆ ที่เราอยากได้ แต่หากไม่มีผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้หา consult ที่เก่งเรื่องการประสานกับ software และเข้าใจระบบการผลิตด้วย ข้อนี้สำคัญนะคะ เพราะอาจจะจ่ายเพิ่มค่า consult อีกนิดหน่อย แต่คุ้มที่ซื้อมาแล้วจะเสี่ยงต่อการ implement แล้วใช้งานไม่ได้ดี ส่วนใหญ่จะใช้งานได้ แต่จะมีจุดที่จริง ๆ แล้วเราอยากได้ แต่พอทำจริงไม่ได้ ตรงนี้แหละที่ consult จะช่วยเราเก็บรายละเอียดจากประสบการณ์ให้เรามีโอกาสพลาดน้อยลง ไม่ได้บอกว่าจะสมบูรณ์เต็มร้อย แต่การ implement ระบบควรใช้คนที่เคยผ่านการ implement ระบบอื่นมาแล้ว จะเร็วและง่ายขึ้นเยอะ แถมยังอาจจะใช้ให้ training เทคนิคพวกนี้ให้พนักงานเราได้อีกด้วย

Data

มาถึงข้อสุดท้าย

Hardware

อ่านแล้วจะเห็นว่าไม่ควรจะละเลยปัญหายุ่ง ๆ เหล่านี้ ผู้ขาย software เองก็ต้องเข้าให้ถึงความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า ส่วนลูกค้าเองก็ต้องให้ข้อมูลที่ครบถ้วนในการประเมินก่อนการคัดเลือก software ที่เหมาะสมกับองค์กรของท่านและหากมีผู้รู้หรือมีประสบการณ์ในการ implement ระบบมาแล้วก็จะช่วยลดปัญหาที่อาจจะตามมาในอนาคต

นี่เป็นเพียงมุมมองจากผู้รู้ที่ผู้เขียนเอามาถ่ายทอดนะคะ และ  วิธีการเลือกซื้อ software หรือโปรแกรมสำเร็จรูป  อาจจะไม่ครบถ้วนทั้งหมดแต่ก็คงทำให้ท่าน ๆ ทั้งหลายมีแนวทางในการเลือกซื้อ software มากขึ้นค่ะ

อย่าลืมนะคะ

ก่อนตัดสินใจให้พึงระลึกเสมอว่า

เลือกในสิ่งที่ใช่ และต้องใช้ในสิ่งที่เลือก