• ไม่มี Forecast หรือการแผนจัดซื้อวัตถุดิบที่ชัดเจน ข้อนี้เป็นอุปสรรคใหญ่ หากองค์กรใดไม่มี เพราะเท่ากับทำงานเหมือนคนตาบอด เนื่องจากฝ่ายผลิตต้องทำงานทุกวัน แต่หากบริษัทไม่มีแผนชัดเจน ผู้รับกรรม จะตกอยู่ในกำมือของเจ้าหน้าที่จัดซื้อทันที เพราะเมื่อไหร่ที่ของ short หรือขาดสต็อก ก็วิ่งกันขาขวิดแน่นอนค่ะ ปัญหาข้อนี้อย่านิ่งนอนใจกันนะคะ ถ้าบริษัทใดไม่มีก็ต้องรีบจัดการซะ ไม่เช่นนั้นนักจัดซื้อจะต้องเป็นแพะที่โดนจัดการอยู่เรื่อยไปค่ะ เพราะบางแห่งอาจจะต้องเชือดใครสักคนเพื่อแสดงความรับผิดชอบต่อลูกค้า แต่ไม่ได้แก้ปัญหาที่แท้จริง
• Material master list ข้อนี้ควรจะต้องมีเพื่อลดการเสียเวลาในการทำงาน ไม่ต้องมาหารายละเอียดกันบ่อย ๆ และรายชื่อผู้จำหน่ายก็ควรจัดไว้รวมกับ Master list เพราะเมื่อหารายการที่ต้องการสั่งก็จะทราบแหล่งจำหน่ายในเวลาเดียวกัน เป็นการลดเวลาในการทำงานไปด้วยค่ะ อย่างไรก็ตามในบางอุตสาหกรรมก็อาจจะมีข้อจำกัด เช่น งานสั่งทำตามแบบอาจจะมีการทำ Master list ไว้ได้ในบางรายการ ส่วนบางรายการต้องสั่งตามงานที่ลูกค้าสั่งมา ถึงอย่างไรก็ควรจะต้องทำเพื่อประโยชน์ที่กล่าวมาแล้วข้างต้นค่ะ อีกประเด็นคือเพื่อง่ายต่อการเก็บต้นทุน เพราะสะดวกต่อการสืบค้นย้อนหลังอีกด้วย
• Vendor list ข้อนี้หากใครทำระบบ ISO จะต้องมีอยู่แล้ว แต่หากไม่ทำก็ควรจะต้องจัดทำเช่นกัน เพื่อเป็นฐานข้อมูลในการติดต่อ supplier สินค้าที่ขาย ชื่อผู้ติดต่อ เครดิตเทอม ข้อกำหนดการจัดส่งสินค้า และประเด็นอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับ supplier/vendor
• Business route หรือเส้นทางการทำตลาดของสินค้าชนิดนั้น เช่น สินค้าชนิด A นำเข้าจากญี่ปุ่น จะต้องผ่านบริษัท ก แล้วไปผ่านบริษัท ข แล้วจึงถึงมือลูกค้ารายย่อย แต่หากมีสินค้าอื่นที่ลักษณะใกล้เคียงกัน โดยผ่านตัวกลางเพียงทอดเดียวก็อาจจะทำให้ต้นทุนต่ำกว่าก็เป็นได้ ข้อนี้นักจัดซื้อส่วนใหญ่จะให้น้ำหนักน้อย แต่บอกได้เลยว่าเป็นขุมทรัพย์ใหญ่ในการลดต้นทุนกันทีเดียวเลยล่ะคะ หากหาเจอ เพียงแต่ต้องหมั่นศึกษาหาข้อมูล วิเคราะห์เจาะลึก จะทำให้เรารู้จักตลาด ๆ นั้น ๆ มากขึ้นกันเลยทีเดียว

อยากให้นักจัดซื้อระลึกไว้เสมอว่างานจัดซื้อไม่ใช่งาน Routine ที่แค่เปิด PR  Po ต่อรองพอหอมปากหอมคอ มีรายงานส่งนาย แค่นั้นไม่เรียกว่ามืออาชีพค่ะ เพราะใคร ๆ ก็ทำได้ แต่คุณจะต้องขยับตัวเองไปสู่การวิเคราะห์ตลาดของแต่ละสินค้า อาจจะเริ่มจากสินค้าบางรายการเล็ก ๆ ก่อนก็ได้ แล้วค่อย ๆ ฝึกไปค่ะ  ส่วนเรื่องอุปสรรคที่วันนี้นำมาฝากก็แค่น้ำจิ้มบางถ้วย แต่ยังมีอีกหลายถ้วยที่จะต้องศึกษาเรียนรู้กันต่อไปค่ะ

จะว่าไปแล้วการ sourcing จะง่ายก็ง่าย จะยากก็ยาก ขึ้นอยู่กับว่านักจัดซื้อท่านนั้นทราบเทคนิคเหล่านั้นหรือเปล่านั่นเองค่ะ วันนี้เลยอยากนำหนึ่งตัวอย่างที่เพิ่ง review ให้กับน้อง ๆ ในทีมฝากกันค่ะ

สัปดาห์ก่อนน้องนำใบเสนอราคาพร้อมเปิด Po มาเรียบร้อยสำหรับ grease รายการหนึ่ง ซึ่งยังไม่เคยซื้อ ซึ่งใช้กับ injection machine โดยเป็นสินค้าที่ผลิตจากญี่ปุ่น มีรุ่นสินค้าชัดเจน   จังหวะเหมาะเจาะพอดีที่จะได้โอกาสสอนเทคนิคในการ sourcing สินค้าที่นำเข้าจากต่างประเทศกับน้องคนนี้ ก็เลยอธิบายให้เข้าใจว่า ถ้าเกิดพบกรณีแบบนี้ให้ค้นหาก่อนว่า ผลิตที่ไหน ใครเป็นผู้ผลิต มีเว็บไซด์หรือ รายละเอียดสินค้าชัดเจนหรือไม่ ถ้าไม่มีก็ค้นหาด้วยยี่ห้อหรือ model สินค้า

เมื่อสามารถค้นหาเว็บไซด์ และรุ่นของผลิตภัณฑ์เป็นที่เรียบร้อย ให้ค้นหาตัวแทนจำหน่ายในแต่ละประเทศ เพราะเว็บไซด์ทีได้มาตรฐานจะมีบอก Distributor หรือ Dealer ในแต่ละประเทศ โดยมักจะแจงรายละเอียดของบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และ email สำหรับการติดต่อเป็นที่เรียบร้อย บางแห่งบอกขนาดชื่อเจ้าหน้าที่่ฝ่ายขาย และเบอร์มือถืออีกด้วย

เมื่อได้ชื่อบริษัทตัวแทนในไทยเป็นที่เรียบร้อย ก็ให้น้องคนดังกล่าวไปติดต่อขอราคา โดยเปรียบเทียบกับบริษัทเดิมที่น้องก็ค้นหามาจาก google เหมือนกัน ในกรณีแบบนี้ต้องให้กำลังใจเด็กว่าที่หามาด้วยตนเองนั้นก็ดีอยู่แล้ว แต่ที่เราสอนไปนั้นเพื่อเป็นแนวทางการค้นหาสินค้าที่นำเข้าจากต่างประเทศ โดยตั้งต้นจากเว็บไซด์ของผู้ผลิตก่อน แล้วจึงคอย ๆ หาข้อมูลจนได้ตัวแทนจำหน่ายในไทยหรือประเทศใกล้เคียงในบางตัวสินค้า

บทสรุปหลังเปรียบเทียบราคาจาก supplier รายแรกที่น้องหามาได้ และรายที่สองที่เป็นตัวแทนโดยตรงของสินค้ารายการนี้ ปรากฏว่า รายที่สองราคาถูกว่า 32%  ก็เลยได้โอกาสสอนน้องต่อว่า ให้สอบถามผู้ใช้งานว่า consumption หรือปริมาณการใช้ต่อปีของสินค้ารายการนี้ปริมาณเท่าไร และ สินค้า 1 ชิ้นใช้เวลาในการใช้งานเท่าไร หลังจากนั้นก็ได้ข้อสรุปว่า ปริมาณการใช้เกือบ 300 ชิ้นต่อปี หากคิดเป็นตัวเงินก็เกือบห้าแสนบาท ถ้าเป็นเช่นนั้นจริงหมายความว่าแค่การ sourcing supplier รายที่สองทำให้เราลดต้นทุนได้ราวสองแสนกว่าบาท

เห็นหรือไม่ว่าการลดต้นทุนนั้นง่ายมาก เพียงแต่ใช้หลาย ๆ หลักการ และการ sourcing ก็เป็นหนึ่งในวิธีการหรือ หนึ่งในเทคนิคการลดต้นทุนนั่นเองค่ะ ไม่ว่าจะทำอุตสาหกรรมก็ใช้หลักการเดียวกัน ทำนองว่า same concept แต่ ต่าง product เท่านั้นเองค่ะ

อย่าละเลยเรื่องง่าย ๆ ใกล้ตัวนะคะ ช่างสังเกต และเก็บเกี่ยวทุกอย่างที่เ่ป็นค่าใช้จ่ายค่ะ