•   หากเป็นบริษัททั่วไปที่ไม่ได้แยกแผนก sourcing โดยขนาดของธุรกิจไม่ได้ใหญ่มาก หน้าที่นี้ย่อมรวมอยู่กับงานของแผนกจัดซื้อ เพราะก็เหมือนแค่หา supplier รายใหม่มาทดแทน ถ้าเป็นสินค้ามาตรฐานในตลาดที่หาได้ทั่วไปก็เป็นเรื่องปกติค่ะ แต่หากเป็นสินค้าพิเศษ ต้องเจรจาในเชิงลึก  หรือเป็นธุรกิจผูกขาด เฉพาะทาง พูดง่าย ๆ ว่าเป็น deal ใหญ่ ถ้าพนักงานจัดซื้อที่เคยเพียงแต่ซื้อสินค้าทั่วไปอาจจะขาดทักษะในการเจรจาลักษณะงานที่เป็น project  ประเด็นนี้อาจจะทำให้องค์กรไม่ได้รับประโยชน์เท่าที่ควร ข้อนี้อาจจะโทษใครไม่ได้ เพราะชั่วโมงบินบางเรื่องมีเฉพาะในบางองค์กรเท่่านั้นจริง ๆ
• การวางกลยุทธ์ในระยะต่าง ๆ การ sourcing หรือ resourcing  แต่ละครั้งจำเป็นอย่างมากที่จะต้องวางกลยุทธ์ทางธุรกิจไว้ให้หมด เพราะการเปลี่ยน supplier ในแต่ละครั้งเหนื่อยและวุ่นวายมิใช่น้อย หากทำไม่เรียบร้อย สินค้าหรือบริการอาจจะขาดสต็อคหรือหยุดชะงักได้เลยทีเดียว นั่นหมายถึงส่งผลกระทบต่อพนักงานทั้งโรงงานก็เป็นได้ ต้องวางแผนดี ๆ ทั้งเรื่องข้อกำหนดต่าง ๆ ระยะเวลา การขนส่ง ทั้งระยะยาวและช่วงเปลียนผ่าน เหมือนง่าย แต่ไม่ง่ายค่ะ ยิ่งมูลค่าสูงหรือเป็นบริการที่ความถี่สูงเช่น รถขนส่งนี่ปัญหาสารพันเลยล่ะค่ะ
• ราคาคือปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดกิจกรรมนี้ ส่วนใหญ่ sourcing ประเด็นหลักคือต้องการราคาที่ถูกลง เพื่่อผู้ประกอบการจะได้กำไรมากขึ้น อย่างไรก็ตามคุณการและการขนส่ง หรือหลักการ QCD ก็ยังต้องคงไว้ด้วย ข้อนี้จึงต้องวางหมากดีๆ ไม่ใช่เปลี่ยน supplier แล้วไปเจอเรื่องปัญหาคุณภาพ ส่งของไม่ตรงเวลา หรือให้ราคาได้แค่รอบเดียว แล้วทำต่อไม่ได้ เพราะ supplier ประเมินราคาพลาด ถ้าแบบนั้นคน sourcing นี่จะต้องเหนื่อยรอบสองแบบทุลักทุเลกันเลยล่ะค่ะ
• Supplier ต่างประเทศจะมั่นใจได้อย่างไรกับสิ่งที่เราคาดหวัง อันนี้ยากหน่อย ต้องดูภูมิหลัง,  site audit, financial report, customer reference คือต้องทำการบ้านเยอะว่างั้นเถอะ

• ถ้าเป็นงานเฉพาะทางอื่น ๆ ล่ะ ยกตัวอยา่งการซื้อเครื่องจักรแล้วกันค่ะ ทางทีมงานจัดซื้อหรือ sourcing ต้องเข้าใจกระบวนการทำงานของ supplier และจะต้องกำหนดให้สอดคล้องกับงวดการง่ายเงิน เช่น Design  > Finish production process > Pre commissiong at supplier > Commissioning at customer site>Accepted machine   จะเห็นได้ว่าแต่ละ step ทางทีมงานจัดซื้อหรือ sourcing จะต้องเข้าใจการทำงานของ supplier แบ่งการจ่ายเงินให้เหมาะสม สอดประสานกับทีมที่ใช้เครื่องจักร และควรจะต้องเข้าใจเรื่องการขนส่งระหว่างประเทศ หากเป็นเครือ่งจักรนำเข้าเพื่อป้องกันปัญหาที่จะตามมาระหว่างการขนส่ง มีประกันภัยหรือไม่ คุ้มครองอย่างไร เพื่อไม่ให้ project มีความเสี่ยงทั้งเรื่องเวลาในการจัดส่งและ safety ด้านต่าง ๆ

ที่เล่ามาทั้งหมดคือปัญหา basic ที่ต้องเจอแน่ ๆ แต่บอกให้เลยว่าการเปลียน supplier แต่ละครั้งมักอาจจะต้องเจออะไรเด็ด ๆ ที่คาดไม่ถึงก็เป็นได้ และด้วยความที่ผ่านการ sourcing มาเยอะ ใน supplier หลาย ๆ กลุ่ม หากท่านใดสนใจรับคำปรึกษาและรับบริการทั้งในประเทศและต่างประเทศสำหรับทุกอุตสาหกรรมได้ที่ 086 9027240 

ยกตัวอย่างวงการรถยนต์แล้วกันนะคะ ค่ายใหญ่ ๆ มักจะแยก งานจัดซื้อ (Purchasing) กับงานจัดหาผู้ขายรายใหม่ ๆ หรืองาน Supplier sourcing ออกจากกัน เนื่องจากวงเงินการจัดซื้อ จำนวน supplier มีจำนวนมาก เพื่อให้เกิดประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุดจึงมักจะแยกออกจากกัน คือใครหาก็หาไป โดยมี criteria หรือเงื่อนไขในการสรรหาต้องสัมพันธ์สอดคล้องกับการทำงานของทีมงานจัดซื้อหรือนโยบายของบริษัท โดยมักจะพิจารณาปัจจัยดังนี้

• ภาพรวมขององค์กร ขนาด เงินลงทุน ความมั่นคง ภาพลักษณ์ ระบบ ISO และระบบอื่น ๆ ที่จำเป็นตามความต้องการของลักษณะอุตสาหกรรม และชิ้นงาน ปัจจัยนี้จะเป็นการพิจารณาเบื้องต้นในระบบการทำงาน บริหาร และสุดท้ายจะส่งผลต่อเรื่องคุณภาพของการทำงาน และชิ้นงานนั่นเองค่ะ  ข้อนี้ประเมินให้เป็น Q หรือ Quality ตามหลักการจัดซื้อแล้วกันค่ะ
• ปัจจัยที่สองคือเรื่องราคา ข้อนี้เป็นเรื่องความสามารถในการแข่งขันเรื่องธุรกิจ อย่างไรก็ตามก็มีปัจจัยปลีกย่อยในการพิจารณาหรือแล้วแต่ข้อตกลงกันอีกเช่น บางชิิ้นงาน ลูกค้ากำหนดราคาวัตถุดิบมาให้แล้ว หรือ fix supplier มาเรียบร้อยแล้ว คิดเพียงค่าทำงานหรือค่า process เท่านั้น แต่บางชิ้นงานก็เหมารวมตั้งแต่ วัตถุดิบ process และขนส่งนั่นเองค่ะ ข้อนี้เปรียบได้กับ C =Cost
• ปัจจัยที่สามคือเรื่อง Logistic หรือการขนส่ง ก็ต้องไปพิจารณา Location หรือที่ตั้งของ supplier หากไกลมาก ค่าขนส่งก็จะแพงเกินไปเมื่อเทียบกับคู่แข่ง และยังมีความเสี่ยงเรื่องชิ้นงานอาจเกิดความเสียหายหากต้องเดินทางไกลมาก การเดินทางไม่สะดวก  หรือการใช้ระบบ Milk run ร่วมด้วยกับ supplier อื่นทำได้หรือไม่ เพื่อลดต้นทุนการขนส่ง ข้อนี้จึงเท่ากับ D=Delivery
• นอกจาก 3 ปัจจัยหลักตามหลักการจัดซื้อแล้ว ยังมีประเด็นอื่น ๆ ที่ นัก sourcing จะนำมาพิจารณา อาทิเช่น ประสบการณ์ในการทำงานกับคู่แข่ง หรือสินค้าที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน ความทันสมัยของเครื่องจักร หรือเทคโนโลยีนั้นเองค่ะ ข้อนี้จะปัจจัยสนับสนุนให้งานบรรลุเป้าหมายได้ง่าย ไม่ประสบการณ์เรื่องของเสียหรือ scrap หรือช่วยลดต้นทุนด้วยความทันสมัยของเครื่องจักรที่ทำงานได้เร็วขึ้น

ที่เล่ามาทั้งหมดเพื่อน ๆ น่าจะเริ่มมองภาพกันออกนะคะว่า Sourcing ก็คือการสรรหา supplier นั่นเองค่ะ และถ้าจะให้ย่อยไปอีก อาจจะมีบางคนพูดถึง Resourcing กันก็อย่าเพิ่งงงนะคะ  คำว่า Re หมายถึงทำซ้ำ เมือ่พูดถึงการ Resourcing กับ Part ตัวใด นั่นหมายความว่า กำลังสรรหา supplier รายใหม่ อาจจะด้วยปัจจัยดังนี้ค่ะ

• Supplier เดิมทำงานไม่ได้คุณภาพ มีของเสียบ่อย การจัดการ ไม่ดี หรือปัญหาในคุณภาพหรือการบริหาร และส่งผลต่อลูกค้าอยู่บ่อย ๆ
• ราคาไม่สามารถแข่งกันได้ หรือ Over market level

หากมีปัญหาเรื่องคุณภาพ หรือการบริหารจัดการ แต่ราคาแข่งขันได้ ข้อนี้ยังพอปรับปรุงหรือ Improve ง่ายกว่า แต่หาก Supplier รายใดมีปัญหาที่สองหรือทั้งสองปัญหา อันนี้เป็นสัญญาณอันตรายมากค่ะ ต้องรีบปรับปรุงด่วนก่อนจะพบกับคำว่า Resourcing ค่ะ เพราะหมายถึงการสูญเสียธุรกิจนั่นเองค่ะ เพื่อน ๆ ลองดูรูป Head line ไข่ในตะกร้าก็เหมือน supplier เป็นไข่เหมือนกัน แต่มีความแตกต่างกัน ดังนั้น ขั้นตอนการ sourcing จึงเป็นการกรอง supplier ที่ใช่ให้ได้มากที่สุดนั่นเองค่ะ