การยืนยันใบสั่งซื้อสำคัญอย่างไร
PO ใบสั่งซื้อ หรือ Purchase order นั้นเป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ซื้อ เพื่อเป็นการยืนยันความต้องการซื้อแก่ผู้ขายสินค้า โดยในใบสั่งซื้อแต่ละครั้ง ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังผู้ขายผ่านทาง email หรือแฟกซ์ เพื่อเป็นการยืนยันเจตนารมณ์ในการสั่งซื้อ แต่ก็มีหลาย ๆ ครั้งที่นักจัดซื้อมักจะละเลยการยืนยันการได้รับเอกสารสั่งซื้อจากผู้ขาย จะได้ปริมาณใบสั่งซื้อที่มากเสียจนไม่มีเวลาติดตาม หรืออาจมองข้ามความสำคัญประเด็นนี้ไป หากเป็นสินค้าทั่วไปก็อาจจะพออนุโลม เพราะความเสี่ยงต่ำ แต่หากเป็นสินค้าที่เฉพาะเจาะจง สั่งผลิต มีอายุจำกัด หรือเครื่องจักร การสั่งซื้อลักษณะนี้ละเลยการยืนยันการสั่งซื้อไม่ได้เลย เนื่องจากอาจจะเกิดจากความเผลอเรอทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย ความผิดพลาดทางเทคนิค เช่น email ขัดข้อง ข้อมูลหายไประหว่างการจัดส่ง แฟกซ์เอกสารมาไม่ครบ กระดาษหมดแล้วข้อมูลหาย ปัญหาเล็ก ๆ เหล่านี้อาจจะตัดอนาคตที่รุ่งโรจน์ในการอาชีพของเพื่อน ๆ เลยก็ว่าได้ ขอแบ่งปันประสบการณ์ทั้งของตนเองและเพื่อนพ้องแค่เรื่องการยืนยันเอกสารดังกรณีเหล่านี้นะคะ
- ความผันผวนของค่าเงิน ช่วงปี 2540 มีรุ่นพี่ท่านหนึ่งสั่งสินค้าจาก supplier ในประเทศเพื่อสั่งอีกทอดจากต่าประเทศ Po เปิดไปแล้ว เป็นที่รับรู้ด้วยกันทั้งสองฝ่าย แต่ยังไม่มีการยืนยันด้วยเอกสาร ถึงวันส่งสินค้าหรือรายละเอียดอื่นใด ระหว่างนั้นประเทศไทยเกิดวิกฤติ ค่าเงินเปลี่ยนจากเดิมที่ผูกติดที่ 25 บาทต่อดอลลาร์ เป็น 50 บาท ต่อดอลลาร์ ไม่ต้องเล่าต่อเพื่อน ๆ ก็คงจินตนาการได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น แน่นอนว่าผู้ขายปฏิเสธขายเพราะถือว่ายังไม่ยืนยันการสั่งซื้อ เพราะเขาขาดทุนทันที 100% เฉพาะค่าเงิน ผู้ซื้อก็ต้องไม่พอใจเพราะคิดว่าตัวเองเสียโอกาสที่จะฉกชิงผลประโยชน์จากค่าเงิน
- ไม่ตอบ email เป็นกรณีที่สั่งสินค้าไปต่างประเทศ ส่ง Po เรียบร้อยแล้ว แต่ supplier ไม่ได้ตอบกลับ นักจัดซื้อก็ไม่ได้ตามเพราะถือว่าส่งแล้ว ประกอบกับงานยุ่งก็ลืมไปเลย จนมาถึงวันที่ต้องใช้สินค้า งานเข้าล่ะสิทีนี้ Line shortage ต้อง Air freight ทันที แต่ที่ตกลงกันไม่ได้คือใครจะจ่ายล่ะ? ทางนี้ก็ถือว่าส่ง Po ไปแล้วทำไมไม่ส่งของ ส่วนทางโน้นก็ปฏิเสธว่าไม่ได้ยืนยันการได้รับ Po แต่ผู้ซื้อมีหลักฐานจากระบบ email ที่พบว่าอ่านแล้ว ก็มีส่วนผิดกันคนละส่วนที่ขาดการ Monitor ที่ใกล้ชิด กรณีนั้นก็เลยต้อง 50:50 จึงจบได้ รับบทเรียนกันไปคนละครึ่ง ผ่ากันคนละซีก ครั้งหน้าจะได้ระวังกันให้มาก ๆ
- เทศกาล วันหยุด ช่วงเวลาเหล่านั้น ผู้ประกอบการมักกำหนดวันที่ส่งของและหยุดส่งของที่ชัดเจน เช่น สงกรานต์ ปีใหม่ ดังนั้นการยืนยันสินค้าที่ต้องการก่อนปิดช่วงวันหยุดเพื่อไว้ทำงานในช่วงวันหยุด หรือสินค้าที่ต้องการเมื่อเปิดทำการทันที่นั้นต้องการการยืนยันแบบชัดเจน เพราะหากการวางแผนเรื่องสต็อคสินค้าไม่ดี อาจจะทำให้สินค้าไม่เพียงพอสำหรับการผลิตได้
นี่เป็นตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่นำมาฝากกันเพียงหอมปากหอมคอว่า เรื่องเล็ก ๆ ที่ไม่เล็กและอาจไปเป็นปัญหาใหญ่ได้ หากเราไม่ได้ใส่ใจให้ดีค่ะ
