ข้อควรระวังในการใช้ Incoterm Exwork
วันนี้เรามาขยายความจากตอนที่แล้วเกี่ยวกับ Incoterm Exwork กันค่ะว่า การเลือกใช้เงื่อนไขแบบนี้ มีโอกาสที่จะเปิดปัญหาเฉพาหน้าแบบไหนได้บ้าง ขอแบ่งเป็น 2 ส่วนนะคะ
กลุ่มแรกเป็นประเภทที่ใช้ Incoterm Exwork สำหรับการนำเข้าวัตถุดิบ โดยขออธิบายขั้นตอนการทำงานคร่าว ๆ ต่อไปนี้นะคะ เพื่อให้คนที่ไม่ได้อยู่ในวงการจะได้มองภาพตามไปได้ว่า ข้อควรระวังในการใช้ Incoterm Exwork สำหรับการนำเข้าวัตถุดิบมีอะไรบ้าง
- Planning material วางแผนในการใช้วัตถุดิบ ซึ่งขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัทว่ามีลำดับการทำงานอย่างไร อย่างเช่น > วางแผนด้วย File excel แล้วส่งต่อความต้องการให้แผนกจัดซื้อวางแผนการสั่งซื้อต่อไป กลุ่มนี้อาจจะต้องจับตาดูเรื่อง planning เป็นพิเศษ เพราะมีความเสี่ยงสูงหากคำนวณพลาด หรือมีการเปลี่ยนแปลงการผลิตแบบกะทันหัน สินค้าที่มีอยู่ในสต็อคจะปรับตัวรองรับยอดผลิตที่เข้ามาใหม่ไม่ทัน > วางแผนการสั่งซื้อด้วยระบบ MRP หากบริษัทนั้น ๆ ให้ความสำคัญกับระบบ มักจะเลือกใช้ระบบที่มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการข้อมูลขนาดใหญ่สูง เช่น SAP Oracle เป็นต้น แต่ถึงระบบจะดี และ RE-order point หรือการสั่งซื้อแต่ละครั้งระบบจะ run ขึ้นมาอัตโนมัติก็อย่าได้วางใจ 100% เพราะก็มีโอกาสผิดพลาดเช่นกัน อย่างเช่น ผู้ใช้ลืมตัดสต็อค ทำให้สินค้าคงคงคลังเหลือมากกว่าปกติ ทำให้ระบบไม่สั่งเปิด Order ต่อไป กว่าจะสั่งก็กลายเป็น short เสียแล้ว ก็จะไม่ทันการณ์กันล่ะค่ะ
- การส่งจัดใบสั่งซื้อให้ Supplier ควรจะต้องมีการติดต่อการยืนยัน order และกำหนดวันส่งสินค้า หรือ ETD (Estimate delivery date) เพื่อจะได้ไม่พลาด เพราะอาจเกิดปัญหา supplier ลืมผลิตสินค้า, ไม่ได้รับ email, พนักงานลาออกแล้วแต่ email ยังคงใช้งานอยู่ และไม่มีใครแจ้งเตือนลูกค้า กรณีเคยเกิดมาแล้วกับหลาย ๆ คน ดังนั้นวิธีการที่ดีที่สุดคือ Confirm ทุก order ที่สั่ง เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีสินค้าใช้เมื่อต้องการ
- ควรจะต้องทำ Forecast ร่วมกันระหว่าง ผู้ซื้อ ผู้ขาย และ Forwarder เพื่อให้เข้าใจความต้องการใช้สินค้าในแต่ละช่วงเวลาว่าประมาณเท่าไร Lead time หรือระยะเวลาในการขนส่งสินค้าปกติ ใช้เวลากี่วัน เรือเดินทางกี่วัน เดินพิธีการศุลกากรทางด้านประเทศผู้ขาย และประเทศผู้ซื้ออย่างละกี่วัน เป็นสินค้าชนิดพิเศษที่มีขั้นตอนพิเศษมากกว่าสินค้าปกติหรือไม่ หากทำเช่นนี้ได้รับรองว่าฉลุยค่ะไม่ว่าจะเป็น Incoterm แบบไหน
- ใช้ Forecast จากข้อ 3 ในการติดตามงานจากผู้ขายและ Forwarder เพื่อให้งานเป็นไปตามแผน
- การเก็บสินค้าคงคลัง หรือ Inventory ต้องมี Backup stock ในระดับที่เหมาะสม ไม่สุ่มเสี่ยงจนเกินไป เพราะหากเกิดเหตุการณ์เฉพาะหน้า เช่น สินค้า NG หรือใช้งานไม่ได้ในบาง Lot หรือเกิดพายุทำให้สินค้าเสียหาย อาจจะทำให้เกิด shortage ได้
- เอกสารหรือรายละเอียดที่จะต้องใช้ในการเดินพิธีการ เช่น Invoice, packing list, คำแปลสินค้า และเอกสารอื่น ๆ ที่มี ให้เตรียมพร้อมไว้เสมอ ก่อนที่สินค้าจะมาถึงท่าเรือ ทำรอไว้เลย ไม่ใช่มาถือแล้วเพิ่งมาหาเอกสาร ทำให้เสียโอกาสไปเปล่า
ต้องบอกว่า มิใช่เป็นเพียงการเลือก Incoterm เท่านั้น แต่การทำงานระหว่างแผนกจัดซื้อ, Logistic, ผู้ขาย และ forwarder จะต้องสอดคล้องต้องกัน งานจึงจะออกมาเป็นราบรื่น แต่หากองค์ประกอบไม่ครบ หากโขคดีก็ดีไป วันไหนโชคร้ายก็หยุด line การผลิตเท่านั้นเองค่ะ
ต่อไปมาดูกลุ่มที่สอง การนำเข้าเครื่องจักรด้วย Incoterm Exwork ซึ่งเชื่อว่าส่วนใหญ่ไม่ค่อยทำกัน?
ที่กล้าพูดแบบนี้เพราะว่า ส่วนใหญ่ทุกคนเลือกความสบาย เครื่องจักรมูลค่ามักจะเป็นหลักหลายล้าน ดังนั้นหากเกิดอะไรขึ้นระหว่างการเดินทาง ยากที่จะประเมินความเสียหายได้ นับตั้งแต่การ claim จะยุ่งยากมากเพราะมูลค่าสูง จะต้องพิสูจน์อะไรกันมากมาย ไม่จบกันง่าย ๆ แน่ แต่ที่แย่ที่สุดคงเป็นเรื่องการเสียโอกาสทางธุรกิจ เช่น Delay project โดนลูกค้าปรับ ยากที่จะจินตนาการเลยทีเดียว หากเกิดความเสียหายขึ้น
เชื่อหรือไม่ว่า เรานำเข้าเครื่องจักรด้วย Incoterm Exwork อยู่เสมอ ?
เหตุผลหลักก็เรื่องการประหยัดต้นทุนนั่นเองค่ะ นอกจากนี้พอเราได้ทำบ่อย ๆ ต้องบอกว่าจะเชี่ยวชาญอัตโนมัติ เพราะปัญหามักจะเยอะมาก
เพราะอะไร?
เพราะเป็นการทำ shipment แบบครั้งเดียว เราไม่อาจรู้ว่าจะมีปัญหาอะไรที่รอเราอยู่ ?
ถ้าเป็น Shipment ปกติ อยู่อย่างแค่ copy แล้วเปลี่ยนจำนวนสินค้า หรือบางครั้งไม่เปลียนเลย จึงง่ายกว่าเยอะ
การนำเข้าเครื่องจักรจะต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง ?
ที่จริงก็คล้าย ๆ กับการนำเข้าวัตถุดิบ จะมีข้อแตกต่างกันดังนี้ค่ะ ข้อควรระวังในการใช้ Incoterm Exwork สำหรับการนำเข้าเครื่องจักร
- กำหนด Time line สำหรับการผลิตกับผู้ขายเครื่องจักรให้ชัดเจน ว่าเครื่องจะผลิตเสร็จเมื่อไร หลังจากนั้น จะใช้เวลาในการ Precommisioning (การทดสอบเครื่องจักรรอบแรก ณ โรงงานผู้ผลิต) กี่วัน, เครื่องจักรใช้เวลาในเตรียมที่จะส่งออก เดินทางโดยเรือกี่วัน และเดินพิธีการศุลกากรในประเทศไทยกี่วัน ติดตั้งเครื่องจักร ณ โรงงานผู้ซื้อกี่วัน และพร้อมที่จะ Commissioning เมื่อไร นี่คือความต่างระหว่างเครื่องจักรและวัตถุดิบ สำหรับวัตถุดิบขนมาถึงโรงงานก็จบที่เหลือเป็นเรื่องของฝ่ายอื่นที่จะรับไปบริหารต่อ แต่ถ้าเป็นเครื่องจักร เราต้องเข้าใจแผนการทำงานในขั้นต่อไปด้วยว่า แผนการทำงานเป็นอย่างไร เพราะเมื่อรู้วันที่เครื่องจักรมาถึงแล้ว แผนนี้จะต้องสอดคล้องกับวันที่จะให้ทาง Supervisor ของผู้ผลิตเข้ามา Commissioning และ Training เพื่อให้เครื่องจักรพร้อมที่จะทำงานต่อด้วยค่ะ
- ควรตรวบสอบเรื่องพิกัดภาษีนำเข้าว่าเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ ด้วยการนำรายละเอียดพร้อมรูปถ่ายส่งให้ Forwarder นำไปตรวจสอบเพื่อวางแผนเรื่องภาษีก่อนการนำเข้าจริง แต่หากได้รับสิทธิ BOI ก็จะต้องดำเนินการยื่นเอกสารรอล่วงหน้า เมื่อสินค้ามาถึงจะได้ไม่ต้องจ่ายค่าภาษี เพียงนำเอกสารที่ทำรอไว้แล้วประกบเพื่อเดินพิธีการเท่านั้นค่ะ การเลือก Incoterm ในข้อนี้จะสนับสนุนเรื่องการวางแผนเรื่องภาษีด้วยค่ะ
- ตรวจสอบคุณลักษณะเฉพาะของเครื่องจักร วัตถุดิบ หรือ องค์ประกอบอื่นที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักรว่า เข้าเกณฑ์พิเศษข้อใดที่จะต้องขออนุญาตเป็นการเฉพาะหรือไม่ เช่น ใช้ Solvent ที่เป็นสารต้องห้าม หรือสารเคมีอันตรายที่กรมโรงงานถือเป็นวัตถุอันตรายต้องควบคุม หรือรายงานเป็นพิเศษ หากเข้าข่ายข้อนี้ จะต้องทำเรื่องรอไว้ก่อน เพราะการอนุมัติการแบบราชการมักจะใช้เวลานาน เร่งไม่ได้ ต้องระวังอย่างยิ่ง เพราะเครื่องมาถึงแล้วอาจจะออกสินค้าไม่ได้ หรือเครื่องมาจอดรอสารเคมีบางรายการก็เป็นได้
- ขนาดของเครื่องจักรหรืออุปกรณ์จะบรรทุกด้วยตู้ container แบบใด เช่น มาแบบ LCL คือมาตู้รวมกับรายอื่น ๆ เหมือนขึ้นรถตู้รวม จัดสรรที่ให้เหมาะสมกับขนาดเครื่องจักร หรือจะมาแบบ FCL หรือเป็นการเหมาตู้มาคนเดียว เหมือนเหมารถตู้มาเป็นการส่วนตัว พยายามพูดให้เป็นภาษาง่าย ๆ เพื่อน ๆ จะได้เข้าใจง่ายขึ้นค่ะ ข้อนี้ก็สำคัญนะคะ เพราะการวางแผนจองล่วงหน้าจะได้มีพื้นที่เหมาะสม ราคาไม่แพงเกินไป และมาตามแผน แต่หากรีบร้อน ก็จะเจอปัญหา ตกตู้ ไม่มีเรือ ราคาแพง และสุดท้ายก็หลุดแผนตามระเบียบ
สิ่งที่จะต้องเตรียมอธิบายกันพอหอมปากหอมคอประมาณนี้ก่อน เรื่องอื่น ๆ จะมาเล่าให้ฟังในตอนต่อ ๆ ไปกันนะคะ
