อุปสรรคสำคัญของงานด้านจัดซื้อ
อุปสรรค คงเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้กับทุกอาชีพ ไม่ว่าจะเป็นอาชีพใด ส่วนเราอยู่ในอาชีพจัดซื้อก็คงต้องคุยเรื่องใกล้ตัวกันก่อนล่ะค่ะ จะได้รู้ว่าแวดวงการทำงานในอาชีพนี้มันมีอุปสรรคปัญหาอะไรที่เราจะต้องพึงระวังไว้บ้างค่ะ
- ไม่มี Forecast หรือการแผนจัดซื้อวัตถุดิบที่ชัดเจน ข้อนี้เป็นอุปสรรคใหญ่ หากองค์กรใดไม่มี เพราะเท่ากับทำงานเหมือนคนตาบอด เนื่องจากฝ่ายผลิตต้องทำงานทุกวัน แต่หากบริษัทไม่มีแผนชัดเจน ผู้รับกรรม จะตกอยู่ในกำมือของเจ้าหน้าที่จัดซื้อทันที เพราะเมื่อไหร่ที่ของ short หรือขาดสต็อก ก็วิ่งกันขาขวิดแน่นอนค่ะ ปัญหาข้อนี้อย่านิ่งนอนใจกันนะคะ ถ้าบริษัทใดไม่มีก็ต้องรีบจัดการซะ ไม่เช่นนั้นนักจัดซื้อจะต้องเป็นแพะที่โดนจัดการอยู่เรื่อยไปค่ะ เพราะบางแห่งอาจจะต้องเชือดใครสักคนเพื่อแสดงความรับผิดชอบต่อลูกค้า แต่ไม่ได้แก้ปัญหาที่แท้จริง
- Material master list ข้อนี้ควรจะต้องมีเพื่อลดการเสียเวลาในการทำงาน ไม่ต้องมาหารายละเอียดกันบ่อย ๆ และรายชื่อผู้จำหน่ายก็ควรจัดไว้รวมกับ Master list เพราะเมื่อหารายการที่ต้องการสั่งก็จะทราบแหล่งจำหน่ายในเวลาเดียวกัน เป็นการลดเวลาในการทำงานไปด้วยค่ะ อย่างไรก็ตามในบางอุตสาหกรรมก็อาจจะมีข้อจำกัด เช่น งานสั่งทำตามแบบอาจจะมีการทำ Master list ไว้ได้ในบางรายการ ส่วนบางรายการต้องสั่งตามงานที่ลูกค้าสั่งมา ถึงอย่างไรก็ควรจะต้องทำเพื่อประโยชน์ที่กล่าวมาแล้วข้างต้นค่ะ อีกประเด็นคือเพื่อง่ายต่อการเก็บต้นทุน เพราะสะดวกต่อการสืบค้นย้อนหลังอีกด้วย
- Vendor list ข้อนี้หากใครทำระบบ ISO จะต้องมีอยู่แล้ว แต่หากไม่ทำก็ควรจะต้องจัดทำเช่นกัน เพื่อเป็นฐานข้อมูลในการติดต่อ supplier สินค้าที่ขาย ชื่อผู้ติดต่อ เครดิตเทอม ข้อกำหนดการจัดส่งสินค้า และประเด็นอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับ supplier/vendor
- Business route หรือเส้นทางการทำตลาดของสินค้าชนิดนั้น เช่น สินค้าชนิด A นำเข้าจากญี่ปุ่น จะต้องผ่านบริษัท ก แล้วไปผ่านบริษัท ข แล้วจึงถึงมือลูกค้ารายย่อย แต่หากมีสินค้าอื่นที่ลักษณะใกล้เคียงกัน โดยผ่านตัวกลางเพียงทอดเดียวก็อาจจะทำให้ต้นทุนต่ำกว่าก็เป็นได้ ข้อนี้นักจัดซื้อส่วนใหญ่จะให้น้ำหนักน้อย แต่บอกได้เลยว่าเป็นขุมทรัพย์ใหญ่ในการลดต้นทุนกันทีเดียวเลยล่ะคะ หากหาเจอ เพียงแต่ต้องหมั่นศึกษาหาข้อมูล วิเคราะห์เจาะลึก จะทำให้เรารู้จักตลาด ๆ นั้น ๆ มากขึ้นกันเลยทีเดียว
อยากให้นักจัดซื้อระลึกไว้เสมอว่างานจัดซื้อไม่ใช่งาน Routine ที่แค่เปิด PR Po ต่อรองพอหอมปากหอมคอ มีรายงานส่งนาย แค่นั้นไม่เรียกว่ามืออาชีพค่ะ เพราะใคร ๆ ก็ทำได้ แต่คุณจะต้องขยับตัวเองไปสู่การวิเคราะห์ตลาดของแต่ละสินค้า อาจจะเริ่มจากสินค้าบางรายการเล็ก ๆ ก่อนก็ได้ แล้วค่อย ๆ ฝึกไปค่ะ ส่วนเรื่องอุปสรรคที่วันนี้นำมาฝากก็แค่น้ำจิ้มบางถ้วย แต่ยังมีอีกหลายถ้วยที่จะต้องศึกษาเรียนรู้กันต่อไปค่ะ
